Tietosuojaseloste

Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten ZenSwitch Oy käsittelee henkilötietoja, joita saamme zenswitch.fi-verkkosivun yhteydenottolomakkeen sekä Calendly-palvelun kautta tehtyjen tapaamisvarausten perusteella.

1. Rekisterinpitäjä

ZenSwitch Oy
Y-tunnus: 3327819-9
Osoite: Isokallantie 6, 20760 Piispanristi
Sähköposti: tuki { a } zenswitch.fi
Puhelin: 040 727 8658

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

ZenSwitch asiakaspalvelu
ZenSwitch Oy
Sähköposti: tuki { a } zenswitch.fi
Puhelin: 040 727 8658

3. Rekisterin nimi

ZenSwitch.fi-verkkosivujen yhteydenotto- ja tapaamisvarausrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin, laillisiin tarkoituksiin.

• yhteydenottoihin vastaaminen ja niihin liittyvä viestintä,
• palaverien ja esittelyjen varaaminen ja hallinta Calendlyn kautta,
• mahdollisen asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.

Käsittelyn oikeusperusteena on joko rekisteröidyn antama suostumus (esimerkiksi yhteydenottolomakkeen lähettäminen tai ajan varaaminen) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu vastata yhteydenottoihin ja ylläpitää asiakassuhteita.

5. Rekisterin tietosisältö

Verkkosivun yhteydenottolomakkeen ja Calendly-tapaamisvarausten kautta voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite ja mahdollinen puhelinnumero
• yritys ja tehtävänimike (jos annettu)
• viestin sisältö ja muut käyttäjän itse antamat lisätiedot
• tapaamiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi ajankohta, aihe ja valittu palvelu) Calendlyn kautta tehdyissä varauksissa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti suoraan rekisteröidyiltä itseltään, kun he lähettävät yhteydenottopyynnön verkkosivun lomakkeella tai varaavat ajan Calendly-palvelun kautta.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muussa kuin seuraavissa tilanteissa:

• palvelun tuottamiseen osallistuville sopimuskumppaneille (esimerkiksi IT- ja ylläpitopalvelut) siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi,
• viranomaisille, jos laki niin edellyttää.

Calendly-palvelu toimii ZenSwitch Oy:stä erillisenä palveluntarjoajana ja käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti. Lisätietoja Calendlyn tietosuojasta löydät osoitteesta calendly.com/privacy.

Calendlyn ja joidenkin muiden teknisten palveluntarjoajien sijainti voi olla EU:n/ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen siirto perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön, kuten EU:n mallisopimuslausekkeisiin tai vastaaviin suojatoimiin.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämän ajan. Yhteydenottolomakkeen kautta tulleita viestejä ja niihin liittyviä tietoja säilytetään tyypillisesti enintään 24 kuukautta, ellei pidempi säilytysaika ole perusteltu esimerkiksi käynnissä olevan asiakassuhteen vuoksi. Tapaamisvarauksiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi.

9. Rekisterin suojaus

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain ne ZenSwitch Oy:n työntekijät tai luotetut palveluntarjoajat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Tietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin.

• järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin,
• tiedonsiirrossa käytetään tarvittaessa salattuja yhteyksiä,
• tietoja varmuuskopioidaan ja järjestelmien käyttöä rajoitetaan käyttöoikeuksin.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti useita oikeuksia omiin henkilötietoihinsa liittyen.

• Oikeus saada pääsy tietoihin – voit pyytää kopion sinua koskevista henkilötiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen – tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – tietyissä tilanteissa voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa käsittelyä – sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
• Oikeus peruuttaa suostumus – jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Voit esittää oikeuksiasi koskevat pyynnöt lähettämällä sähköpostia tähän tietosuojaselosteeseen merkittyyn yhteyshenkilön osoitteeseen. Tarvittaessa voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsot henkilötietojasi käsitellyn tietosuojasääntelyn vastaisesti.
Lisätietoja ja valitusohjeet löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: tietosuoja.fi.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palveluissamme tai lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Suosittelemme tutustumaan tähän selosteeseen säännöllisesti.

Tietosuojaseloste päivitetty: 9.11.2025